個人情報保護に対する考え方

株式会社 日本電子公証機構（以下、「当社」といいます。）は、インターネット社会の発展に健全に寄与する事を目的とする電子認証サービス、電子公証サービスを営んでいることを考慮し、当社が取扱う全ての個人情報をセキュアな環境で正しく扱うことは、重要な社会的責務であると考えております。

 

個人情報保護方針

1．個人情報の取得・利用及び提供について 当社は、個人情報の取得、利用にあたっては、その利用目的を特定することとし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱（目的外利用）はいたしません。また、目的外利用を行わないために、管理体制を確立し、法令に基づく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはいたしません。
2．法令・規範の遵守について 当社は、個人情報保護法および取扱に関連するその他の法令、国、地方自治体が定める指針およびその他の規範を遵守します。
3．個人情報の適正管理について 当社は、個人情報の正確性および安全性を確保するために、当社が従来から実施している情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アセスまたは個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の予防に努めます。また、事故等が発生した場合には、原因および被害状況を調査し、対応策および再発防止策を講じます。
4．苦情及び相談の対応について 当社は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせや苦情に対して、社会通念や慣行に照らし合理的な範囲で、下記の当社対応窓口にて対応させていただきます。
5．個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の継続的改善について 当社は、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを制定し、当システムの継続的な見直し、改善、及び適切な維持管理に努めます。

 

お問い合わせ先

個人情報に関するお問い合わせにつきましては、下記窓口で受付けております。

宛先

株式会社　日本電子公証機構　個人情報に関する相談窓口

住所

〒130－0013
東京都墨田区錦糸2-14-6

電話/FAX番号

03-5819-3871／03-5819-3873

E-Mail

jn-privacy@jnotary.com

 

認定個人情報保護団体について

当社が加入する
認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の連絡先

認定個人情報保護団体事務局

住所

〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F

電話番号

0120-700-779　(または　03-5860-7565)


2005年05月23日制定
2024年07日01日改定
株式会社日本電子公証機構　代表取締役社長　田代　憲之

 

個人情報のお取り扱いについて

この「個人情報の取扱いについて」は、株式会社日本電子公証機構（以下、当社と総称します）が取得し、利用する個人情報を対象として、その個人情報の関する基本的な取扱い方針を定めるものです。

 

事業者の名称

東京都墨田区錦糸２丁目14番６号
株式会社日本電子公証機構
代表取締役社長 田代 憲之

 

管理者の氏名または職名、所属及び連絡先

管理者名

個人情報保護管理者　曽雌 芳和

所属部署

株式会社日本電子公証機構　営業部

電話番号

03-5819-3871

 

個人情報の利用目的について

当社は、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめ本人の同意を得た場合および個人情報保護に関する法律、その他法令により例外として取扱うことが認められている場合を除き、以下の利用目的の範囲内で個人情報を利用します。

個人情報の種類 利用目的
お客様の情報 電子証明書の発行・失効、ソフトウェアの発送、アフターサービス、ライセンス料金の請求等のため
お問い合わせの情報 お問い合わせ内容に対する連絡のため
取引先情報 受発注業務、請求支払業務のため
応募者情報 当社が必要とする人材の採用判断のため
在職者情報 人事管理業務および連絡のため
退職者情報 法定で定める退職者の人事管理業務や必要に応じた連絡のため

上記の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合には、あらかじめ本人の同意を得た場合および「個人情報の保護に関する法律」その他法令により例外として取扱うことが認められている場合を除き、その利用についてご本人のご同意をいただくものとします。なお、当社では、各業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対して必要な範囲で個人情報の取扱いを委託する場合があります。この場合には、法令および当社の定めた基準に従って適切な管理を行います。

 

個人情報の第三者への提供について

本人の同意がある場合または、法令等に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。

 

個人情報取扱いの委託

取得した個人情報は、利用目的を達成するために合理的な範囲内で、当社の委託先選定基準に満たす業務委託先に委託することがあります。

 

保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求

お客様は、当社に対してご自身の個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）および第三者提供記録の開示に関して、当社問合せ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。

 

保有個人データの安全管理のために講じた措置について

当社は、取扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止、その他の安全管理のため取扱規程等の整備および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じています。
1. 基本方針の策定 個人データの適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情・相談の窓口」等について基本方針を策定しています。
2. 個人データの取扱いに係る規律の整備 取得、利用、保管、提供、削除・廃棄等の段階ごとに取扱方法、責任者・担当者およびその役割等について各種社内規程で定めています。
3. 組織的安全管理措置
・個人データの管理責任者の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検および監査体制の整備と実施
・漏えい事案等に対応する体制の整備
4. 人的安全管理措置
・従業者との個人データの非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育および訓練
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
5. 物理的安全管理措置
・個人データの取扱区域等の管理
・機器および電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人データの削除および機器、電子媒体等の廃棄
6. 技術的安全管理措置
・個人データの利用者の識別および認証
・個人データの管理区分の設定およびアクセス制御
・個人データへのアクセス権限の管理
・個人データの漏えい等防止策
・個人データへのアクセスの記録および分析
・個人データを取扱う情報システムの稼動状況の記録および分析
・データを取扱う情報システムの監視および監査

 

個人情報の任意性と不足時の結果について

お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

 

開示対象個人情報の開示請求

この「開示対象個人情報の開示請求」は、当社が保有する個人情報に関して、本人から当該本人が識別される開示対象個人情報について、開示対象個人情報の開示が求められた場合は、以下の手順に添って遅滞なくこれに応じます。ただし、求めを行ったものが手順に従わなかった場合は、これを拒否する場合があります。 ※iPROVE（特定認証業務）をご利用のお客様に関しましては、認証業務規定（CPS）の開示請求に従って、お客様からの開示請求に対応させていただきます。

 

開示請求の手続き

開示請求のための提出書類

a．個人の方の場合 個人情報開示等請求書（PDF版の請求書） 本人確認のための身分証明書（免許証、保険証、パスポート、いずれかのコピー） ※本籍部分は、黒く塗りつぶしてご提出ください。 返信用切手 600円分（簡易書留郵便にてご返送いたします。）

b．法人に属する個人の方の場合 勤務証明書、在籍証明書のいずれか 1通 返信用切手 600円分（簡易書留郵便にてご返送いたします。） 代理人による請求の場合は、上記の書類に加え、下記の書類を提出してください。 委任状(本人の署名捺印) 1通 代理人を確認するための書類（免許証、パスポート、または住民票） ※本籍部分は、黒く塗りつぶしてご提出ください。 返信用切手が不足していた場合、および返信用切手が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。 提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にご提示頂けない場合は、開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。

 

開示請求の通知

「個人情報回答等通知書」を書面または電磁的記録の送付によって回答いたします。

 

開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等の求めに関して取得した個人情報は、開示等の求めへの対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後１年間保存し、その後、廃棄させていただきます。

 

開示請求書の送付先

個人情報に関する相談窓口宛まで ※受付方法は、郵送にてお送り戴きますようお願い申し上げます。