「既存の電子文書管理システムのワークフローに
電子公証サービスのワークを取り込むことができる。」

住友ベークライト株式会社 様
住べリサーチ株式会社 様

住友ベークライト株式会社は、プラスチックのリーディングカンパニーとして、さまざまな産業分野に機能に優れたプラスチック材料を提供しています。住ベリサーチ株式会社は、住友ベークライトグループの受託分析評価試験と情報調査のサービスを行っており、当グループの技術報告書類の文書管理の委託を受けています。

導入の経緯

採用のポイント
  • 既存の電子文書管理システムのワークフローに電子公証サービスのワークを取り込むことができる。
  • ドラッグ&ドロップの手軽な操作により簡便に電子公証ができる。
  • 圧縮ファイル、動画、音声など登録するファイル形式を問わない。
  • 電子公証済ファイルと電子文書管理システムとのファイルとの関連付けができ、検索が容易にできる。
住友ベークライトならびに住ベリサーチでは、住友ベークライトグループの開発・工場部門が作成した技術報告書類を電子文書管理システムに登録することにより、管理、運用を行っています。
従来、システムの運用においては、各開発・工場部門が過去に登録した自部門の技術文書を各権限のもと参照できるようにしていましたが、ノウハウを含む技術報告書類の先使用権保護は十分にできているとはいえませんでした。
それには、これまでの先使用権確保の方法が、例えば紙ファイルにサンプル類を付けて公証役場に持参し、確定日付印を得るなど、効率が悪い、時間がかかるなどの問題があったことがあげられます。
また、公証済の包袋類の管理は、長期に亘る保管スペースを確保しなければならず、また紛失しないよう厳重にしなければならず、管理担当者の負担もありました。
一方、昨今、技術報告書類においては、図面、写真の他、動画、音声までも、その大半が電子ファイルで取り扱われるようになり、電子ファイル形式での管理が望まれるようになってきました。
このような背景から、登録する技術報告書類の先使用権の確保を電子ファイル形式で、しかも現行の電子文書管理システムと連携させてできる方法を検討しました。
その結果、電子公証サービスが、その要求に適うとの見込みを得ましたので、当サービスの採用を決定いたしました。
住友ベークライト株式会社 様
事業内容 メーカー(石油・化学)
本社所在地 〒140-0002 東京都品川区東品川2-5-8
資本金 37,143百万円(平成20年3月31日)
従業員数 単独 2,168名/連結 8,833名(同上)
ホームページ http://www.sumibe.co.jp/