住友ベークライトならびに住ベリサーチでは、住友ベークライトグループの開発・工場部門が作成した技術報告書類を電子文書管理システムに登録することにより、管理、運用を行っています。
従来、システムの運用においては、各開発・工場部門が過去に登録した自部門の技術文書を各権限のもと参照できるようにしていましたが、ノウハウを含む技術報告書類の先使用権保護は十分にできているとはいえませんでした。
それには、これまでの先使用権確保の方法が、例えば紙ファイルにサンプル類を付けて公証役場に持参し、確定日付印を得るなど、効率が悪い、時間がかかるなどの問題があったことがあげられます。
また、公証済の包袋類の管理は、長期に亘る保管スペースを確保しなければならず、また紛失しないよう厳重にしなければならず、管理担当者の負担もありました。
一方、昨今、技術報告書類においては、図面、写真の他、動画、音声までも、その大半が電子ファイルで取り扱われるようになり、電子ファイル形式での管理が望まれるようになってきました。
このような背景から、登録する技術報告書類の先使用権の確保を電子ファイル形式で、しかも現行の電子文書管理システムと連携させてできる方法を検討しました。
その結果、電子公証サービスが、その要求に適うとの見込みを得ましたので、当サービスの採用を決定いたしました。