@Tovas(あっととばす)は、コクヨS&T株式会社が提供するASPサービスで、“オフィスワークを快活にする「ビジネス電子文書の流通交換+情報トレーサビリティ*サービス」です。情報トレーサビリティとは、「いつ、誰が、何を、誰に、どうしたか、どうなったか」を第三者証明となるように「情報流通/交換事実の追跡管理」を行うことを意味しています.
このために、@Tovasでは、ユーザーの利用状況をログとして収集・保管・管理しています。つまり、@Tovasのユーザー(@Tovasを介して情報のやり取りをした相手も含めて)は、「いつ、誰が、何を、誰に、どうしたか、どうなったか」の第三者証明を受けることができます。
@Tovasでは、さらに、収集・保管するログに対して、その真正性を確保するために、(株)日本電子公証機構の電子公証を実施しています。一般的にコンピューターのシステムでは、そのシステムの利用状況や稼動状況などをログとして収集し、何らかのトラブルが発生した際には、そのログを追跡してトラブルの原因を探ったり、正しい利用の仕方がなされていたのかを確認したりします。社内のみで、ログを利用しているのであれば、ログの収集・管理が大きな問題になることはありませんが、内部統制やJ-SOX法などによって、システムの稼動・利用状況の正しさを説明するための証拠としてログが重要性を増す中、社内利用と同様の管理では、対外的に説明責任が果たせなくなってしまいます。
@Tovasでは、このことをいち早く検討し、(株)日本電子公証機構の電子公証サービスを利用することでその解決が図られました。またログを電子公証していることによって、@Tovasに対するユーザーの信頼感を増すことになりました。